Mon fils vient de fêter ses 5 mois et rentre la semaine prochaine à la crèche. Pour la première fois depuis 5 mois, je vais avoir des journées complètes dans mon home-office où je vais être seul et au calme.

Mon bureau est en plein centre de mon appartement. Ce n’est pas un souci en temps normal, mais entre le congé maternité de ma femme, les vacances, les nounous qui gardaient le bébé pendant un temps, voire qui ne venaient pas du tout, les grands-parents qui viennent voir leurs petits-enfants, j’ai eu le plus grand mal à travailler sereinement ces derniers temps. Quand on ajoute à tout ça le vieux stéréotype qui veut que quand on travaille de la maison, on ne travaille pas vraiment et on peut être interrompu sans arrêt, mon temps de travail a été sérieusement diminué depuis la naissance de mon fils.

Mais tout ça a eu un grand mérite: j’ai été obligé de m’organiser différemment pour devenir plus efficace. D’apprendre à prioriser et à grouper les tâches pour les réaliser plus rapidement. De changer mon rythme pour être plus efficace sur des périodes plus courtes. Bref, j’ai appris à en faire autant, voire plus, tout en y passant moins de temps. Comment? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

1. Définir ses priorités

Le plus important quand on a un temps limité, c’est de définir ce qui doit être traité en priorité. Vous aurez peut-être vu cette vidéo du professeur qui remplit un bocal de balles de golf, puis de petits cailloux qui se glissent dans les intervalles, puis de sable qui remplit tout ce qui reste, c’est exactement de ça dont je parle.

En tant que photographe, on pourrait croire que ma tâche principale, c’est de faire des photos et de les traiter, et que c’est ma tâche prioritaire. En réalité, en tant que chef d’entreprise, le traitement des photos doit être assez bas dans ma liste de priorités. Si je commence par ça, je peux ne faire que ça de la journée. Si je le fais en dernier, je le ferai totalement de toute façon parce que je n’ai pas le choix. Mais si les photos démarrent la journée, je ne ferai pas les petites tâches administratives comme les devis, les relances de facturation, les articles de mon site, qui prennent moins de temps, mais sont les gros cailloux de mon activité là ou la retouche photo est les petits cailloux qui peuvent remplir la totalité de mon temps.

Dans les gros cailloux, j’inclus désormais aussi le sport, que j’ai souvent négligé au profit de ma journée de boulot, alors qu’il me permet d’être plus en forme et efficace sur le terrain et en dehors, me permet de me focaliser, et m’énergise pour la journée. Ca me permet aussi de sortir quoi qu’il arrive au moins une fois dans la journée, pour les jours chargés où je suis bloqué devant mon ordinateur.

Comme je dois me lever tôt pour inclure le sport dans ma journée (ça prend 1h à 1h15 par jour, 4 à 5 fois par semaine), je dois également prévoir de me reposer davantage . Je fais donc une sieste de 30 minutes en début d’après-midi, qui me remet d’aplomb et me permet de ne pas tomber de sommeil à 21h tous les jours, histoire de passer un peu de temps avec ma femme.

Le plus étonnant dans tout ça, c’est qu’en décidant que le traitement des photos passait en dernier, je traite toujours autant de photos et dans les mêmes délais qu’avant. Mais au lieu de voir tout le reste s’entasser de manière désespérante, tout est traité en temps et en heure et je suis beaucoup plus serein et moins sous pression.

2. Ranger son bureau

J’ai changé de bureau en fin d’année dernière pour un modèle qui se replie. Quand j’ai fini mon travail, je ferme mon ordinateur et je le range, et je replie le bureau. Quand je commence la journée, j’ouvre le bureau et je mets tout en place. Ca me force à avoir un espace de travail propre et rangé, à ne pas laisser trainer de papiers, et à me tenir à mes horaires de travail. C’est l’équivalent pour moi d’aller au bureau et d’en revenir, et ça me permet de cloisonner ma vie professionnelle et ma vie privée.

Ca m’a également permis de poser des limites avec mon entourage, puisque quand mon bureau est ouvert, je travaille et je ne peux pas être dérangé (même si c’est peu respecté, il y a une différence) alors que le bureau fermé veut dire que je suis disponible.

3. Faire des listes

Pendant des années, j’ai essayé tous les logiciels de to-do lists possibles et imaginables, mais jamais rien n’a marché. Puis au retour d’un voyage professionnel, pendant une escale à l’aéroport de Rome, je suis tombé sur un joli carnet Moleskine que j’ai acheté en pensant m’en servir pour prendre mes notes. La même semaine, je suis tombé sur une vidéo présentant le bullet journal, et j’ai démarré comme ça.

Depuis, mon carnet me sert à tout noter, de mes rendez-vous et boulots du jour ou du mois à mes entraînements à la salle de sport, et c’est ultra efficace, je n’oublie plus rien et je suis à jour de mes tâches.

4. Faire le ménage

J’ai beau ranger mon armoire de matériel régulièrement, elle se retrouve régulièrement dans un état de bordel incroyable. Et quand je regarde ce qui met le bordel, c’est souvent ce que je n’utilise pas, qui n’a donc pas vraiment de place définie et me gêne plus qu’autre chose quand je dois ranger ce qui me sert.

On à tous tendance à conserver des choses « au cas où ». J’ai gardé mes anciens appareils photo au cas où un des nouveaux tombe en panne. Et quand un de mes appareils est tombé en panne, j’ai été acheter un nouvel appareil parce que l’ancien ne m’apportait pas assez de garanties par rapport au travail que j’avais à faire...

J’ai donc fini par vendre tout ce qui traînait et ne me servait plus, ce qui a non seulement fait de la place pour ce qui me sert vraiment, mais me permet d’etre plus serein quand je dois préparer mon sac car j’ai moins peur d’oublier quelque chose en partant.

Petit bonus, ça représentait quand même pas mal d’argent qui a financé du nouveau matériel dont j’avais vraiment besoin.

5. Se reposer

Dans un monde qui valorise la productivité à outrance, on n’accorde en général pas la place qu’il mérite au sommeil. J’ai longtemps eu tendance à rester éveillé plus que nécessaire, et comme 99% des gens j’ai souvent été tenu éveillé par la télé allumée.

Puis mes enfants sont arrivés, avec les premiers temps des horaires de sommeil erratiques, et j’ai compris l’importance de bien dormir quand on peut le faire. Quand la situation s’est stabilisée, j’ai fini par intégrer qu’il fallait choisir de dormir, parce qu’on peut supporter très longtemps de peu dormir, mais quand on commence à sentir la fatigue, on met longtemps à récupérer.

Je commence à éliminer les distractions et à être plus intentionnel: je ne regarde plus vraiment les chaînes de télévision, sauf si quelque chose de spécifique m’intéresse vraiment, mais j’ai totalement arrêté le zapping. Je regarde des films en streaming, que j’ai choisis, et j’éteins quand c’est terminé. Je fais passer le sommeil avant toutes les distractions. En voyage, je ne charge plus de films dans mon iPad si je voyage dans des heures proches de mon sommeil, parce que je préfère me reposer et être en forme.

6. Faire des choix

Quand on est jeune, on a tendance à vouloir tout faire soi-même pour être sûr que c’est bien fait. Je suis très coupable de ça parce que je n’aime pas gérer les gens et que j’ai tendance à vouloir tout contrôler, mais c’est libérateur de réaliser que parfois, il faut déléguer certaines choses ou trouver un moyen de les automatiser.

Après avoir voulu tout contrôler pour des raisons de coûts, je délègue désormais plus facilement toutes mes problématiques fiscales et financières à mon comptable, et le temps gagné est inestimable. Dans la même veine, j’ai changé mon système de facturation pour celui d’une banque en ligne, qui effectue directement les relances de paiements en retard, et ça me permet de ne plus laisser traîner ce genre de choses comme j’ai pu le faire dans le passé, ni d'y perdre un temps précieux chaque semaine, que ce soit en m'en occupant, ou pire, en ayant l'esprit occupé par ces soucis.

Choisir de ne pas faire quelque chose, c’est encore plus important que de décider de ce qu’on doit faire. Certaines choses doivent être mises de côté pour vous permettre d’avancer plus efficacement.

7. Work hard, play hard

La base de tout: autant je m’autorise à prendre du temps pour moi dans la journée sans culpabiliser, autant tout mon travail doit être fait en temps et en heure. Pour être honnête, j’ai encore parfois un peu de mal sur ce point, mais le bullet journal m’a permis de beaucoup progresser, et je ne m’autorise des plages de détente en journée que si la totalité de mes tâches planifiées la veille sont cochées.

8. Grouper les tâches similaires

C’est un souci dont je date le démarrage à l’avènement des Smartphones, cette impression de pouvoir tout faire, tout le temps, à la volée. En réalité, il n’y a pas pire que de tout mélanger en permanence. Passer d’un mail à de la retouche à du montage à de la facturation, c’est le meilleur moyen de ne rien faire de productif.

Le cerveau a besoin de temps pour s’absorber dans une tâche, donc je groupe autant que possible les tâches similaires pour rester dans ce flow de productivité aussi longtemps que possible.

Sur une journée normale, je me lève à 5h et jusqu’à 7h30, je fais l’administratif: factures et devis, comptabilité, articles pour le site web, marketing et communication, réponses aux e-mails de la veille. De 7h30 à 9h30, je m’occupe des enfants: manger, s’habiller, aller à la crèche. De 9h30 à 11h, je vais faire du sport. Si j’ai des courses à faire à l’extérieur, c’est en général dans la foulée du sport puisque je suis déjà dehors et en vélo, donc j’évite de perdre du temps à faire des allers-retours à la maison. Au retour à la maison, je fais une petite sieste de 20 minutes pour rester en forme jusqu’au soir. Le reste de la journée me sert à faire de la retouche photo, des montages vidéo ou les urgences du moment, avant de retrouver ma famille vers 19h, heure à laquelle je ferme le bureau pour passer du temps avec femme et enfants. Avant de me coucher, quand tout le monde dort, je prends 10 minutes devant mon bullet journal pour faire le point de ma journée et planifier la prochaine: je liste toutes mes tâches, mon entrainement du lendemain, les évènements à venir.

Evidemment, une journée où j’ai une prestation à réaliser ne va pas être totalement similaire mais j’essaie de maintenir ma matinée assez stable, la variable d’ajustement étant l’après-midi où mes tâches sont moins définies et moins urgentes, et je travaille essentiellement en soirée de toute façon donc me libérer une partie de la journée compense le temps passé à travailler dans des horaires moins standards.

L’idée globale reste quand même de grouper tout ce qui se ressemble, et de rester focalisé sur une routine qui assure que l’essentiel est fait, l’essentiel étant ce qui fait tourner la boite, parce que croyez moi, quand on néglige de faire sa comptabilité ou son administratif au quotidien, ça devient vite extrêmement compliqué de gérer sa société.

9. Faire tout de suite ce qui est rapide

Dans la lignée des mauvaises habitudes liées au smartphone, une des pires est de voir un mail et de décider qu’on s’en occupera une fois devant l’ordinateur. SI ça fonctionne effectivement bien pour les demandes “complexes” type faire un devis ou un plan détaillé, tout ce qui prend moins de 5 minutes doit être géré de suite.

Une demande de tarifs pour un mariage où mes tarifs sont forfaitisés? Je réponds de suite, quitte à envoyer un vrai devis plus tard. Si quelqu’un a besoin de mes disponibilités, je consulte mon agenda et je lui envoie immédiatement.

Ca a l’air évident comme ça, mais j’ai longtemps procrastiné en remettant à plus tard ce que j’aurais pu faire de suite, et au delà de ne pas oublier de faire certaines choses, le fait d’être réactif est signe de sérieux et très rassurant pour un client.

10. Exploiter les breaks avec son smartphone

J’ai écrit une grande partie de cet article pendant un séminaire d’entreprise à Athènes. L’ossature a été posée devant mon ordinateur avant de partir, mais ce chapitre est écrit au petit déjeuner de l’hotel, alors que je suis tranquille devant mon café (je me lève très tôt pour faire du sport, et donc je suis souvent le premier au petit déjeuner).

On critique beaucoup les smartphones et le temps qu’on passe devant, mais on oublie trop facilement que si ce temps n’est pas consacré à traîner stupidement sur Facebook, on peut vraiment faire beaucoup de choses qu’on n’avait pas le temps de faire avant.

Sur mon iPhone, je gère:

ma facturation à travers l'application de ma banque en ligne (Shine, si vous vous posez la question)
mon blog grâce à l’application « blog » de Squarespace, j’ecris notamment beaucoup d’articles quand j’ai du temps libre pendant les pauses ou les trajets
ma communication sur Instagram
mes notes de frais et une grande partie de ma comptabilité via les applications de mes banques en ligne (Qonto et Shine)

Sur mon iPad, je gère:

le tri de mes photos via la fonction synchro de Lightroom , et parfois la retouche quand il s’agit d’événements repetitifs comme des photos de boîte de nuit
les e-mails ne nécessitant pas de réponse approfondie

Sur mon MacBook Pro, je gère:

mes devis, la fonction n’étant pas encore disponible dans l’application de Shine
la gestion de mes fichiers et la retouche des photos
le montage de videos
mon site Internet et sa mise à jour

Hormis quelques fonctions qui ne sont pas encore disponibles via les applications, on peut donc quasiment tout faire directement depuis son Smartphone, et donc gagner un temps précieux en exploitant des moments qui seraient normalement perdus.

Vous noterez que je ne cherche pas du tout à glisser du travail partout, mais surtout à déplacer des choses que je fais de toute façon dans des périodes de temps qui étaient auparavant perdues, ce qui me libère du temps que je mets à profit pour passer du temps en famille ou me relaxer plutôt que pour travailler toujours plus.

11. Ne pas chercher la croissance à tout prix

C’est une constante des temps modernes, on ne jure que par la croissance. Pour être considéré comme ayant du succès, il faut à tout prix grossir et devenir le meilleur en écrasant toute sa concurrence.

En devant remettre à plat ma façon de travailler, j’ai réalisé quelque chose de surprenant: à partir d’un certain point, je n’ai plus nécessairement besoin de grossir. Pas besoin de prendre plus d’évènements chaque année, pas besoin de doubler mon parc de clients corporate, simplement parce qu’a partir d’un certain point, ça devient trop compliqué et contraignant d’en faire toujours plus.

J’adore faire des séminaires à l’étranger, mais passé un ou deux par mois, je ne vois plus ma famille. Je ne cherche donc plus à développer à tout prix cet aspect de ma société, même si je m’emploie à réduire les risques en ne dépendant pas d’un seul client dans ce domaine très volatile. De la même manière, le gros de mon activité étant en soirée ou le week-end, je ne cherche plus à remplir l'intégralité de ma semaine comme j'ai pu le faire par le passé.

Je suis à un stade où je gagne correctement ma vie en faisant mon métier, et j'essaie davantage de me développer et d'apporter plus de valeur à mes clients en me formant et en étant meilleur, ce qui augmente mécaniquement ma valeur marchande. Je continue à progresser parce que je ne peux pas stagner, mais ce n'est pas l'objectif premier, la croissance étant la conséquence logique d'un bon travail plutôt qu'un but en soi.

Vous connaissez maintenant mes petits trucs pour gagner en productivité, mais la liste est en évolution perpétuelle et change donc régulièrement. Et vous, quels sont vos astuces pour être plus productif et efficace? Donnez les moi dans les commentaires ci-dessous.